Inleiding

Deze eindejaarsrapportage 2023 heeft betrekking op de periode januari tot en met september 2023. Waar het de financiële afwijkingen betreft zijn dit de bijstellingen ten opzichte van de 1e prognose  2023 die als peildatum 1 april 2023 had. We hebben zo goed mogelijk ingeschat wat de stand per einde van het jaar wordt. Dat zal niet op alle onderdelen lukken, daarvoor is de jaarrekening het slotstuk.

Deze rapportage is bedoeld om de activiteiten en de financiën uit de begroting 2023 te volgen en indien nodig bij te stellen. Per activiteit geven we op de onderdelen Kwaliteit, Tijd en Geld de voortgang aan.
Wat betreft de financiën geven we per programma achtereenvolgens weer:

- Stand van de begroting 2023 na de 1e prognose;
- Stand van de begroting 2023 na de 2e prognose;
- Bijstellingen van de ramingen in deze 2e prognose.
Vervolgens lichten we de bijstellingen toe als deze groter zijn dan € 50.000.

Leeswijzer
De opbouw van deze bestuursrapportage volgt de indeling in programma’s en opgaven uit de begroting.

Achtereenvolgens komen aan de orde:
1. 2e Financiële prognose 2023
2. Programma’s en beleidsvelden

In deze rapportage rapporteren we alleen over het lopende jaar (financieel en inhoudelijk). Wanneer ontwikkelingen een structureel effect hebben, dan nemen we die mee in het eerstvolgende P&C-document waarin een herziening van het financieel meerjarig perspectief is opgenomen (kadernota of begroting). 

In bovenstaande tabel ziet u de ontwikkeling van het geraamde begrotingssaldo voor het jaar 2023. Waar we bij de 1e prognose nog een tekort van € 1,9 miljoen verwachtten voor 2023, stellen we dit nu bij naar een verwacht  voordelig resultaat van € 0,6 miljoen.  Het voordelige tussentijdse resultaat is onder andere te danken als gevolg van incidentele baten. Bij de jaarrekening over 2023 zal het uiteindelijke rekeningresultaat blijken. Dat zal nog afwijken van deze laatste prognose omdat het hier de stand van september 2023 betreft.  Afwijkingen die we op dit moment niet kunnen voorzien en zich in het laatste kwartaal voordoen zijn immers geen onderdeel van de huidige bijstelling.
Om de tabel compact en leesbaar te houden, presenteren we hier alleen het saldo van de baten en lasten.  Meteen na de programma's volgt nog een verzameltabel van de financiële bijstellingen in alle programma's.

Per saldo is, ten opzichte van de 1e prognose, sprake van een positieve bijstelling van € 2,5 miljoen.  Dit betreft het saldo van meevallers en tegenvallers inclusief toevoegingen en onttrekkingen aan reserves.

De belangrijkste meevallers(> € 100.000) zijn:  

- hogere algemene uitkering                                         € 1,6 miljoen

- hogere bouw- en bestemmingsplanleges          € 0,5 miljoen

- hogere baten beschermd wonen                            € 0,5 miljoen

- hogere uitkering BTW-sport                                     € 0,3 miljoen

- lagere lasten klimaatakkoord                                   € 0,2 miljoen

- lagere lasten cofinanciering Regio Deal             € 0,1 miljoen

- lagere lasten Meedoenregeling volwassenen € 0,1 miljoen

Binnen de verschillende programma’s staan hier echter ook extra uitgaven tegenover. Per saldo is voor het begrotingssaldo sprake van een voordeel van € 2,5 miljoen.

De belangrijkste tegenvallers (> € 100.000) zijn:

- hogere lasten driehoeks-initiatief Spoorbosje-Dingstraat-Busremise € 0,7 miljoen 

- hogere lasten Visie Sociaal Domein                                                                            € 0,2 miljoen

- hogere lasten Integrale Ondersteuning                                                                   € 0,3 miljoen

 

Overhevelingen

Naast de genoemde ontwikkelingen constateren we ook dat we een deel van de voor 2023 voorgenomen activiteiten in 2024 moeten voortzetten. In deze 2e prognose is dat vertaald door binnen de programma's een aantal budgetten te verlagen en het totaal daarvan (via programma 4) te storten in de reserve Doorgeschoven activiteiten. Met deze prognose stellen we voor aan de raad om de budgetten in 2024 weer beschikbaar te stellen ten laste van die reserve zodat ze in dat jaar direct weer ingezet kunnen worden. In totaal gaat het om een bedrag van € 2,4 miljoen. 
Onderstaande tabel bevat een totaaloverzicht van de overhevelingen die binnen de programma's nader zijn toegelicht.

Deze rapportage is ingedeeld naar de vijf programma's uit de Programmabegroting 2023. De programma's zijn verdeeld in beleidsvelden. Deze zijn op hun beurt vertaald naar concrete activiteiten.

De trends en ontwikkelen benoemen we per beleidsveld.

Per activiteit leest u de voortgang op de onderdelen kwaliteit, tijd en geld. Hierbij is een toelichting opgenomen wanneer (één van de) onderdelen kwaliteit, tijd en geld niet op "groen" staat of indien het bestuurlijk relevant is.

Financiële afwijkingen lichten we toe per programma. Bij de exploitatie (baten en lasten) lichten we afwijkingen van € 50.000 of groter toe, bij de investeringen afwijkingen van € 100.000 of groter. Kleinere afwijkingen lichten we toe indien nodig.

Zoals vastgesteld in het raadsbesluit d.d. 28-9-2023 delen we tweemaal per jaar met u de uitkomsten van de interne controle in het kader van de 
rechtmatigheidsverantwoording waarbij we aansluiting zoeken met de rapportages in de P&C-cyclus. Voor u ligt het eerste tussentijdse rapport inzake de verbijzonderde interne controle uitgevoerd door team control in samenwerking met medewerkers van Baker Tilly Advisory over de periode 1 januari t/m 30 juni 2023. Deze tussentijdse controle bestaat uit twee delen:

Deel 1 werkzaamheden t.b.v. het vaststellen van de opzet en het bestaan van de materiele processen
- het voeren, vastleggen (in Excel) en documenteren van procesbesprekingen om voor de processen inkopen/investeringen, salarisadministratie, opleggen heffingen (OZB, afvalstoffen heffing en rioolheffing), verstrekken subsidies en verstrekkingen in het kader van de Wmo- en Jeugd zorg de rechtmatigheidsrisico’s en verbetermogelijkheden te ontdekken; 
- het uitvoeren, vastleggen (in Excel) en documenteren van lijncontroles om de opzet en het bestaan van deze processen vast te stellen.

Hierbij is de belangrijkste bevinding dat er niet altijd zichtbare controles worden uitgevoerd. Dit betekent niet dat de controles niet zijn uitgevoerd, echter kan er middels de controle achteraf niet worden vastgesteld dat de controles ook daadwerkelijk zijn uitgevoerd. 

Deel 2 Uitvoeren steekproeven januari t/m juni

Het uitvoeren, vastleggen en documenteren van gegevensgerichte werkzaamheden voor de processen inkopen, investeringen, subsidies, jeugd en Wmo over de periode januari t/m juni die worden uitgevoerd om de rechtmatigheid en de plausibiliteit van daaruit voortvloeiende kosten te beoordelen. De externe accountant van Winterswijk heeft hiervoor de steekproef getrokken. Hierbij is de belangrijkste bevinding dat voor de geselecteerd en gecontroleerde items geen bijzonderheden geconstateerd zijn die van invloed zijn op de financiële rechtmatigheid.

Vervolg

In december 2023 worden nog gegevensgerichte steekproeven getrokken over de periode juli t/m oktober. Aanvullend zullen er ook controles plaats vinden t.b.v. rechtmatig aanbesteden. Na afloop van het boekjaar zullen werkzaamheden worden verricht over de periode november en december. Tevens zullen er dan ook werkzaamheden worden verricht ten aanzien van heffingen, belastingen en begrotingsrechtmatigheid. Ter afronding wordt er een memorandum waarin de belangrijkste bevindingen ten aanzien van de uitgevoerde werkzaamheden zijn opgenomen en gedeeld. Dit wordt ter beschikking gesteld teneinde zelf een oordeel te kunnen vormen over de rechtmatige bestedingen van middelen t.b.v. de rechtmatigheidsverantwoording die vanaf boekjaar 2023 dient te worden afgegeven.