Paragraaf bedrijfsvoering

In deze paragraaf beschrijven we diverse aspecten van de organisatie en de bedrijfsvoering. 

De organisatie blijft volop in ontwikkeling. Na het vaststellen van de organisatievisie zijn we in 2024 gestart met de verdere uitwerking van de organisatiestructuur. In het voorjaar van 2024 hebben we een breed en zorgvuldig traject doorlopen rondom de werving van drie managers voor de domeinen fysiek, sociaal en bedrijfsvoering en dienstverlening. De managers hebben in de tweede helft van 2024 de ruimte gekregen om aan de slag te gaan met de verdere inrichting en professionalisering van de domeinen.

De kernwaarden dienstverlening, professionaliteit en resultaatgerichtheid worden in de loop van 2025 concreet uitgewerkt en geïmplementeerd, waarbij iedere domeinmanager ook eigenaar is van een kernwaarde. 

Omschrijving (toelichting)

Formatie en bezetting

De begrote structurele formatie voor de organisatie (exclusief bestuur) bedroeg in 2024 afgerond 220  fte, inclusief tijdelijke formatie. De afname van de formatie heeft voor een groot deel te maken met het vervallen van de formatie rondom de opgaven (zoals armoede en het centrum).  

In 2024 hebben we verder ingezet op doorontwikkeling van onze medewerkers. Door middel van het 'goede gesprek' is de ontwikkeling tussen leidinggevende en medewerker periodiek gevolgd.

Training, opleiding en coaching van onze medewerkers is een vast onderdeel van ons HR-beleid. In het kader van de krapte op de arbeidsmarkt en het binden en boeien van personeel, is ontwikkeling van medewerkers van groot belang. In de begroting is daarom jaarlijks regulier opleidingsbudget opgenomen. Naast de reguliere verplichte functiegerelateerde opleidingen en trainingen, is in 2024 door middel van een opleidingsplan geïnvesteerd in (door)ontwikkeling van medewerkers.

Arbo en verzuim
Het ziekteverzuimpercentage is het afgelopen jaar gedaald. Het verzuimcijfer van 2023 bedroeg afgerond 6%. We sluiten 2024 af met een ziekteverzuimpercentage van 5,5%. Een groot deel van het verzuimcijfer is te relateren aan langdurig en lastig beïnvloedbaar verzuim. Ons streven is het ziekteverzuimpercentage nog verder te verlagen richting de norm van 5%. Samen met onze arbodienstverlener proberen we daarbij ook meer te investeren in preventie, door onder meer het arbobeleidsplan en de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). 

Agressie en geweld
Agressie en geweld, oftewel ongewenst gedrag, blijft doorlopend een belangrijk thema. De gemeente heeft getraind personeel dat de-escalerend kan optreden. Daarnaast zijn er directe alarmeringsmogelijkheden richting zowel de politie als een private beveiligingsinstantie. We leggen de incidenten vast in het Gemeentelijk Incidenten Registratiesysteem (GIR). 

De banenafspraak
Het eerder verplichte quotum voor het in dienst nemen van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, is omgebogen naar een vrijwillige afspraak. Voor iedere ondernemer, groot of klein, geldt dat er in totaal 100.000 banen komen. De quotumheffing is vervangen door de inclusiviteitsopslag. Als de aantallen uit de banenafspraak niet worden gehaald, bestaat de kans dat de Quotumwet er alsnog komt. 

Arbeidsmarkt
Door de krapte op de arbeidsmarkt zetten we zoveel mogelijk in op samenwerking met buurtgemeenten voor de inzet en het delen van (deeltijd) personeel. Om aantrekkelijk te blijven als werkgever werken we doorlopend aan vernieuwing. Hoe bereiken we de doelgroep? Hoe zetten we onze organisatie op de kaart en hoe maken we het aantrekkelijk om voor onze organisatie te werken? Tot dusver slagen wij er in om vacatures in te vullen.

Onboarding
Nieuwe medewerkers worden verwelkomd, waarbij ze alle benodigde hulp, begeleiding en informatie krijgen. Het gaat verder dan het wijzen naar de juiste werkplek en de koffieautomaat. Onboarding is ‘het leren kennen van het werk’ en gaat vooral over de cultuur, visie, missie, samenwerking met collega’s en het werken in een politieke context. De focus ligt op de integratie in de organisatie. Deze integratie kan plaatsvinden door persoonlijke begeleiding te bieden, waardoor nieuwe medewerkers wegwijs worden gemaakt in de organisatie. Naast persoonlijke aandacht maken we ook gebruik van digitale middelen, zoals e-learning. In het kader van binden en boeien investeren we in de groei en ontwikkeling van medewerkers en zetten we in op werkgeluk. Ook blijven we medewerkers doorlopend waarderen voor hun inzet, onder andere door het organiseren van evenementen.

Integriteit van politieke ambtsdragers
De integriteit van politieke ambtsdragers is voor een deel wettelijk geregeld. De Gemeentewet bevat bepalingen over verboden handelingen en het niet deelnemen aan stemmingen. Artikel 2:4 van de Algemene wet bestuursrecht schrijft voor dat elk bestuursorgaan zijn taak zonder vooringenomenheid vervult. 

Naast de wet zijn er ook andere gemeentelijke procedures en regels van toepassing, namelijk:

De ‘Gedragscode voor politieke ambtsdragers van de gemeente Winterswijk’ (vastgesteld door de gemeenteraad op 26 januari 2012). 
Het ‘Stappenplan onderzoek en registratie integriteitsschendingen politieke ambtsdragers’ (vastgesteld door de gemeenteraad op 31 oktober 2012). 
Een integriteitstoets voor politieke ambtsdragers (het presidium stemde op 25 juni 2012 in met de introductie hiervan). 

Integriteit van ambtenaren
De Ambtenarenwet verplicht het college ‘een integriteitsbeleid te voeren dat is gericht op het bevorderen van goed ambtelijk handelen, en dat in ieder geval meer dan voldoende aandacht besteedt aan het bevorderen van het integriteitsbewustzijn, en aan het voorkomen van misbruik van bevoegdheden, belangenverstrengeling en discriminatie’. 

In het personeelshandboek Winterswijk staan de lokale regelingen voor de ambtenaren bij de gemeente Winterswijk, als aanvulling op de Cao Gemeenten. Er is een afzonderlijke regeling Integriteit toegevoegd aan ons personeelshandboek. Onderwerpen hierin zijn onder andere de vernieuwde gedragscode, normen en waarden, geheimhouding en privacy, sociale media, kwetsbare functies en integriteit bij uitdiensttreding. Daarnaast zijn er voor onze medewerkers regels en richtlijnen over onder meer het aannemen van geschenken en gelden, nevenwerkzaamheden, de omgang met bedrijfsmiddelen en een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Externe medewerkers (niet-ambtelijk personeel) zijn verplicht onder andere een integriteits- en geheimhoudingsverklaring te ondertekenen (volgens een collegebesluit van 21 april 2015). 
 
De volgende gemeentelijke regelingen zijn ook van kracht: 

De Regeling vermoeden misstanden. Dit is de klokkenluidersregeling van de gemeente.
Het Reglement vertrouwenscommissie.
De Klachtenregeling ongewenst gedrag voor de decentrale overheid. 

Programma's I-kolom & Dienstverlening
Met de programma’s I-kolom & Dienstverlening geven we invulling aan onze ambities om de dienstverlening organisatiebreed op een hoger niveau te brengen. Beide programma’s werken nauw samen en versterken elkaar. In een eerder stadium is het dienstverleningsconcept voor de organisatie al vastgesteld. Momenteel wordt gewerkt aan een doorontwikkeling en de implementatie van dit concept. 

Digitale transitie
Digitalisering verandert onze maatschappij ingrijpend en is essentieel om deze draaiende te houden. Het omvat meer dan het omzetten van papieren processen naar digitale vormen. Het betreft ook veranderingen in werkwijze, communicatie en dienstverlening. Deze digitale transformatie is een topprioriteit van de Europese Commissie. Gemeente Winterswijk volgt deze visie en heeft in 2024 geïnvesteerd in digitalisering om vragen van inwoners efficiënt te beantwoorden. Servicenormen zijn herzien om de waardering van onze dienstverlening te monitoren, met als doel een minimale waardering van een zeven.

Het team Burgerzaken en het Klant Contact Centrum (KCC) zijn vaak het eerste aanspreekpunt voor inwoners. Het doel is om vragen direct te beantwoorden, wat verdere professionalisering van het cluster vereist. Hierin is ook in 2024 geïnvesteerd, wat er onder meer toe leidt dat de gebruikte telefooncentrale wordt aangepast.

Basis op orde
Voor succesvolle digitalisering is betrouwbare en goed geplaatste informatie cruciaal. Dit vereist actualisatie van werkprocessen naar een digitaal ketenproces, met toegankelijke en indien nodig geanonimiseerde informatie. Processen voor Burgerzaken, het sociaal domein en het fysieke domein zijn gedigitaliseerd en geprofessionaliseerd. Ook is gefocust op nieuwe processen voor de Omgevingswet. Ons intranet met SharePoint is in 2024 verder ontwikkeld als basis voor het M365-platform.

Actualiseren register van verwerkingen
De gemeente is onder de AVG verplicht om een register van verwerkingen te hebben en bij te houden. In dit register staat welke verwerkingen plaatsvinden, voor welk doel, met welke grondslag, met welke bewaartermijn et cetera. Het register werd in 2024 deels geactualiseerd.

Toezicht op DPIA’s
De gemeente moet Data Privacy Impact Assessments (DPIA’s) uitvoeren voor processen met een verhoogd risico op persoonsgegevensverwerking. Een DPIA beoordeelt risico’s en bevat maatregelen om deze te verminderen. Bij nieuwe projecten of applicaties met een hoog risico moet vooraf een DPIA worden uitgevoerd. Ook is een Business Impact Analyse (BIA) verplicht voor de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), die de kwetsbaarheid van werkprocessen of applicaties in kaart brengt. In 2024 zijn DPIA’s en BIA’s uitgevoerd voor processen met gevoelige gegevens of een hoog privacyrisico. Er is verdere professionalisering en risicosturing nodig om volledig aan de AVG te voldoen. Dit wordt opgenomen in het werkprogramma 2025.

Archivering

De archiefwetgeving geldt voor alle informatie die de gemeente ontvangt, maakt en verstuurt, zowel op papier als digitaal. Archivering biedt rechtszekerheid aan burgers en bedrijven en beschermt cultureel erfgoed. Alle gemeenten, dus ook gemeente Winterswijk, worden regelmatig beoordeeld op naleving van de Archiefwet 1995.
Informatiebeheer wordt gemeten met kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) gebaseerd op de archiefwetgeving. Het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers adviseert aandacht te besteden aan metadataschema’s en procedures voor conversie en migratie. In 2024 hebben we een aantal openstaande vacatures op het gebied van documentaire informatievoorziening kunnen invullen, waarmee we in 2025 de basis verder op orde kunnen brengen.

De gemeente Winterswijk digitaliseert in een steeds hoger tempo. We kunnen daardoor niet zonder een robuuste en veilige digitale infrastructuur. De dreiging van cybercriminaliteit is in 2024 sterk toegenomen. Cybercriminaliteit heeft zich ontwikkeld tot een miljardenindustrie, waarbij ransomware-aanvallen en gerichte hacks aan de orde van de dag zijn. De combinatie van technologische vooruitgang, het groeiende aanvalsoppervlak door hybride werken en het gebruik van AI door kwaadwillenden, dwingt ons om de cyberweerbaarheid drastisch te verbeteren.

Informatiebeveiliging is geen exclusieve verantwoordelijkheid van ICT. Het vraagt om een integrale aanpak waarin techniek, beleid en menselijk handelen samenkomen. 
In het najaar van 2024 is geconstateerd dat er een gebrek was aan actuele en vastgestelde beleidsstukken en procedures. Hierdoor ontbrak een eenduidige borging van de informatiebeveiligingsaanpak binnen de organisatie. De afgelopen maanden is gewerkt aan het verkrijgen van inzicht in de huidige situatie, het in kaart brengen van risico’s en het opstellen van een plan om informatiebeveiliging beter te verankeren binnen de organisatie.

We hebben in 2024 niet volledig voldaan aan de ENSIA-verplichtingen (Eenduidige Normatiek Single Information Audit). Tijdens de zelfevaluatie kwamen diverse knelpunten aan het licht, waaronder verouderde processen en beleidsstukken die niet (voldoende) aansluiten bij de actuele normenkaders. Zoals de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en de richtlijn Network and Information Security 2 (NIS2), waardoor er onvoldoende borging van beheersmaatregelen is ontstaan.

Om de geconstateerde tekortkomingen te herstellen, zijn we eind 2024 begonnen met een optimalisatie van processen en de herziening van diverse beleids- en procesdocumenten. De actualisatie van deze stukken en de implementatie van verbetermaatregelen blijven prioriteit voor 2025. Hierbij wordt tevens gezorgd voor een gedegen borging door middel van formele vaststelling en afstemming op actuele dreigingen en wet- en regelgeving.

De gemeente Winterswijk kent veel processen waarbij persoonsgegevens van burgers en medewerkers worden verwerkt. In 2018 werd de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG) geïntroduceerd, waarin wordt bepaald hoe we met persoonsgegevens om moeten gaan. In de jaren na de invoering van de AVG is een stevig fundament gelegd om te voldoen aan de eisen van de AVG. De organisatie wordt hierin ondersteund door een Privacy Officer en een Functionaris Gegevensbescherming (FG).

In 2024 is er een andere FG begonnen bij de gemeente Winterswijk. Een goed moment om eens te kijken waar we staan. Wat gaat er goed en wat kan er beter? Hiervoor wordt momenteel een inventarisatie uitgevoerd. Aan de hand van deze nulmeting wordt een jaarplan opgesteld. Naar aanleiding van dit plan wordt in 2025 het beleid verder ontwikkeld en waar nodig geactualiseerd. Ook het in kaart brengen van processen met een hoog (privacy)risico en het actualiseren van het verwerkingenregister komen aan bod.

Daarnaast blijft bewustwording een belangrijk aandachtspunt. Door bewustzijn te creëren kunnen medewerkers zelf afwegingen maken en beslissingen nemen op het gebied van privacy. Om dit te waarborgen dient het privacyteam echter tijdig betrokken te worden bij nieuwe ontwikkelingen. 

Inmiddels werkt de gemeente ruim een jaar met het inkoopbeleid dat is herijkt op 27 november 2023. In september 2024 heeft de gemeente op verzoek van de lokale ondernemers een toelichting op het inkoopbeleid gegeven. Zij zijn verenigd in de Ondernemerskring Winterswijk (OWIN), Ondernemers Buitengebied Winterswijk (OBW), winkeliersvereniging ABH City en de Vereniging Verblijfsrecreatie Winterswijk (VVW).

In 2024 zijn verschillende (Europese) aanbestedingen uitgevoerd. Hieronder vallen overeenkomsten voor cliëntondersteuning, openbare verlichting, uitzend- en detachering, de brandverzekering en het reinigen en inspecteren van de riolering binnen de gemeente Winterswijk. 

In de rechtmatigheidsverantwoording geeft het college van burgemeester en wethouders aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met door de gemeenteraad vastgestelde kaders, zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen, en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving.

Deze verantwoording hanteert een grensbedrag, omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de gemeenteraad bepaald en bedraagt 1% van de totale lasten, inclusief mutaties in de reserves, en is daarmee vastgesteld op € 1.290.000.

In de paragraaf bedrijfsvoering geeft het college een toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast worden alle belangrijke bevindingen (fouten en onduidelijkheden) groter dan € 50.000, die volgen uit de controle van de rechtmatigheid, opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering. Ook worden ze voorzien van maatregelen om dit in de toekomst te voorkomen. 

Uitvoering van de verbijzonderde interne controle 

De verbijzonderde interne controle 2024 is deels uitbesteed aan een accountantskantoor, maar volledig onder onze leiding uitgevoerd. Het voornemen bestaat, net als voorgaand jaar, om dit volledig intern te beleggen. Gezien de arbeidsmarktproblematiek is dit in 2024 niet gelukt en blijft het de vraag of dit adequaat intern belegd kan worden. Mocht dit niet lukken, dan wordt ervoor gekozen om dit opnieuw (deels) uit te besteden. De uitvoering van de verbijzonderde interne controle heeft veel capaciteit gevraagd. Wij zien een verbetering in de tijdige aanlevering van gevraagde documenten ten opzichte van voorgaand jaar, maar de compleetheid van dossiers blijft een aandachtspunt. Denk hierbij aan de processen voor Europese aanbestedingen, prestatieleveringen en de Wmo jeugd. 

Rechtmatigheidsbeheer

Onderstaand hebben wij, met inachtneming van de hiervoor gestelde verantwoordings- en rapportagegrens, de bevindingen ten aanzien van de verschillende rechtmatigheidsaspecten (begrotingscriterium, voorwaardencriterium en criterium misbruik en oneigenlijk gebruik) van de gemeente Winterswijk opgenomen. 

Begrotingscriterium
Bij de rechtmatigheidscontrole vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. In de begroting zijn de maxima voor de lasten en kredieten vermeld die door de raad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn. 

Wij (het college) hebben de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn gebaseerd op de artikelen 189, 190 en 191 van de Gemeentewet, welke nader zijn geconcretiseerd in de begroting en de financiële verordening. Het begrotingscriterium is verder verfijnd in de Kadernota rechtmatigheid 2024 van de commissie Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). 

Het overschrijden van de begroting is altijd onrechtmatig en lastenoverschrijdingen moeten per programma goed herkenbaar in de jaarrekening worden opgenomen. Bij de controle op begrotingsoverschrijdingen van de lasten hebben wij niet geconstateerd dat de werkelijke lasten de begrote lasten op programmaniveau overschrijden. 

Bij de controle is gebleken dat bij de subsidie voor Voor en vroegschoolse educatie sprake is van overschrijding van het subsidieplafond met € 80.000. Dit is veroorzaakt doordat de budgetoverheveling plaatsvindt nadat de subsidieplafonds zijn vastgesteld. In de toekomst voorkomen we dit door in de definitieve subsidievaststelling het subsidieplafond aan te passen op de budgetoverheveling. Voor de subsidie Dorpendeal Meddo (€ 65.000) is per abuis geen subsidieplafond bepaald. Deze bevinding wordt meegenomen bij het bepalen van het subsidieplafond voor de komende jaren.

De kredieten zijn met een bedrag van € 61.000 overschreden. Bij Project De Pas is er sprake van onvoorzien meerwerk. 

Voorwaardencriterium 
Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse interne en externe regelgeving. 

Met betrekking tot het proces inkopen en aanbesteden betrekken wij de naleving van de Europese aanbestedingsregels in de controle. De interne aanbestedingsregels zoals vastgelegd in het inkoop- en aanbestedingsbeleid maken echter geen onderdeel uit van de controle, vanwege het besluit van de raad (28 november 2024) om deze buiten het normenkader te houden. Tijdens de uitgevoerde werkzaamheden is ondanks dit besluit echter wel geconstateerd dat consequente naleving van dit beleid aandacht behoeft, aangezien dit beleid niet consequent is nageleefd.

De controle van het proces aanbesteden heeft over het afgelopen jaar onrechtmatigheden aan het licht gebracht ter hoogte van een bedrag van € 110.000 (2023: € 384.000).

De getroffen maatregelen (zoals het onder de aandacht brengen van de inkoopprocedure en de vereisten ten aanzien van vastlegging) lijken daarmee vruchten af te werpen. Tegelijkertijd merken wij op dat de rechtmatigheid van de inkopen nog niet geheel structureel is geborgd en de beheersing en verantwoording van de inkoopuitgaven kan worden verbeterd, onder andere door dossiervorming. 

In 2025 pakt de organisatie deze punten verder op en gaat aan het werk met de verdere verbetering van het proces inkopen en aanbesteden. 

Uit de controle van het proces subsidies zijn formele rechtmatigheidsfouten geconstateerd, doordat in enkele gevallen de gestelde termijnen niet zijn nageleefd, of documenten niet beschikbaar waren. Ook voor de Wmo geldt dat de gestelde termijnen niet in alle gevallen zijn nageleefd.

Criterium misbruik en oneigenlijk gebruik 
De rechtmatigheidseis betreft ook de toetsing op juistheid en volledigheid van de gegevens, die door de belanghebbenden zijn verstrekt om het voldoen aan voorwaarden aan te tonen. Dit ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving (M&O-criterium). Het gaat er bij het M&O-criterium in het bijzonder om vast te stellen dat in de organisatie effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruik te voorkomen, dan wel op te sporen. Wij hebben tijdens de uitgevoerde werkzaamheden de door de raad vastgestelde (28 september 2023) nota voorkomen en bestrijden van misbruik en oneigenlijk gebruik getoetst. Het M&O-beleid krijgt invulling in de processen van de organisatie en in de gemeentelijke regelgeving.