Paragraaf E Bedrijfsvoering

In deze paragraaf beschrijven we diverse aspecten van de organisatie en de bedrijfsvoering. 

In 2024 zet de organisatie haar inspanningen voort met betrekking tot verschillende belangrijke aspecten, waaronder het werkconcept, moderne huisvesting en de professionalisering van onze dienstverlening. Onze organisatorische sturing is gericht op de programma's en de daarbij beoogde resultaten. In dit komende jaar, 2024, zullen we onze programmasturing verder ontwikkelen en verduidelijken, zodat het voor iedereen duidelijk is waarom we bepaalde acties ondernemen, wie er verantwoordelijk is, en wanneer deze afgerond moeten zijn. Bovendien leggen we de nadruk op de principes van onze dienstverleningsvisie, met specifieke aandacht voor thema's zoals cultuur en resultaatgerichtheid.

In 2024 stellen we een concrete uitvoeringsagenda voor onze dienstverlening op, waarbij ook het nieuwe werkconcept een belangrijke rol zal spelen. Het uitgangspunt hierbij is dat de aard van de activiteit bepaalt waar we werken. Deze  flexibiliteit hebben we al mogelijk gemaakt door tijds- en plaatsonafhankelijk werken te faciliteren in het afgelopen jaar. In 2022 zijn we gestart met de herinrichting van ons kantoor op de 2e verdieping, met als doel om de werkzaamheden op een eigentijdse en modernere manier te ondersteunen. In 2024 zetten we deze initiatieven voort met een vastgesteld budget, waarbij we meubilair vernieuwen, digitale vergadermogelijkheden verbeteren en mogelijke aanpassingen aan de ruimtes overwegen om onze organisatie beter in staat te stellen het vernieuwde werkconcept te omarmen.

In het begrotingsjaar 2023 bestaat onze organisatie (exclusief het bestuur) uit een structurele formatie van afgerond  217 fulltime equivalenten (fte).

Voor het komende jaar, 2024, wordt op specifieke onderdelen een uitbreiding van de formatie verwacht van in totaal 4,5 fte. Daarnaast zal, gebaseerd op keuzes voor 2024, de formatie met 5 fte worden verminderd.

Dit resulteert in een totale structurele formatie van 216,5 fte voor het jaar 2024.

De ontwikkeling van ons personeel neemt in onze organisatieontwikkeling een centrale plaats in, zowel op korte termijn als op lange termijn. In 2021 is gestart met concrete stappen, waarmee we in 2022 en 2023 verder zijn gegaan. In 2024 zetten we wederom in op doorontwikkeling van ons personeel. Door middel van het 'goede gesprek' wordt de ontwikkeling periodiek gevolgd tussen leidinggevende en medewerker.

Training en opleiding van ons personeel is een vast onderdeel van ons personeelsbeleid. In het kader van de krapte op de arbeidsmarkt en het binden en boeien van personeel, is ontwikkeling van medewerkers van groot belang. In de begroting is daarom jaarlijks regulier opleidingsbudget opgenomen. Naast de reguliere verplichte functie gerelateerde opleidingen en trainingen wordt in 2024 door middel van een opleidingsplan geïnvesteerd in (door)ontwikkeling en kwaliteit van personeel. Ten behoeve van de ontwikkeling van medewerkers nemen we ieder jaar een opleidingsbudget op in de begroting.  

Arbo en verzuim

Het ziekteverzuimpercentage is in de afgelopen jaren gestegen, tot en met augustus van 2023 bedraagt dit 5,7% en een gemiddelde meldingsfrequentie van 0,8. Ons streven is het ziekteverzuimpercentage te verlagen naar het niveau van 2020 (2,2%). Het ziekteverzuimpercentage bestaat voor een groot deel uit niet beïnvloedbaar en langdurig verzuim. Samen met onze Arbo-dienstverlener proberen we daarbij ook meer in te steken op de preventieve kant, door onder meer het arbobeleidsplan en de Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). De acties en/of aandachtspunten die hieruit voortkomen, zijn voor een groot deel in 2022/2023 uitgevoerd.

Agressie en geweld

Agressie en geweld, oftewel ongewenst gedrag, blijft doorlopend een belangrijk thema. De gemeente heeft getraind personeel dat de-escalerend kan optreden. Daarnaast zijn er directe alarmeringsmogelijkheden richting zowel de politie als een private beveiligingsinstantie. We leggen de incidenten vast in het Gemeentelijk Incidenten Registratiesysteem (GIR). De rapportages uit het GIR worden toegevoegd aan de jaarrekening en aan het sociaal jaarverslag, en vormen daarmee de basis voor de beleidsbepaling.

De banenafspraak
Het eerder verplichte quotum voor het in dienst nemen van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, is omgebogen naar een vrijwillige afspraak. Voor iedere ondernemer, groot of klein, geldt dat er in totaal 100.000 banen komen. De quotumheffing is vervangen door de inclusiviteitsopslag. Als er voldoende banen voor arbeidsbeperkten worden gerealiseerd, ontvangt de werkgever een bonus die gelijk staat aan de inclusiviteitsopslag. Als de aantallen uit de banenafspraak niet worden gehaald, bestaat de kans dat de Quotumwet er alsnog komt. 

Arbeidsmarkt
Er is op dit moment sprake van een zeer krappe arbeidsmarkt. Dit uit zich inmiddels in alle sectoren en dus ook binnen gemeenten. Hoewel thuiswerken inmiddels tot de standaard mogelijkheden behoort zijn we als Winterswijk toch enigszins afhankelijk van een (geografisch) beperkte arbeidsmarktregio. De krapte laat zich gelden bij het invullen van vacatures. Dit heeft in de eerste plaats een effect op het realiseren van doelen en uitvoeren van activiteiten. Om de de invloed van de krapte op de arbeidsmarkt zoveel mogelijk te beperken, zetten we in op samenwerking met buurtgemeenten voor de inzet en het delen van (deeltijd) personeel.  

Onboarding
Nieuwe medewerkers worden verwelkomd, waarbij ze alle benodigde hulp, begeleiding en informatie krijgen. Het gaat verder dan het wijzen naar de juiste werkplek en de koffieautomaat. Onboarding is ‘het leren kennen van het werk’ en gaat vooral over de cultuur, visie, missie, samenwerking met collega’s en het werken in een politieke context. De focus ligt op de integratie in de organisatie. Deze integratie kan plaatsvinden door persoonlijke begeleiding te bieden, waardoor nieuwe medewerkers wegwijs worden gemaakt in de organisatie. Naast persoonlijke aandacht maken we ook gebruik van digitale middelen, zoals e-learning. In het kader van binden en boeien investeren we in groei en ontwikkeling van medewerkers, zetten we in op werkgeluk en blijven we medewerkers doorlopend waarderen voor hun inzet door o.a. het organiseren van evenementen.

Integriteit van politieke ambtsdragers
De integriteit van politieke ambtsdragers is voor een groot deel wettelijk geregeld. De Gemeentewet bevat bepalingen over verboden handelingen en het niet deelnemen aan stemmingen. Artikel 2:4 van de Algemene wet bestuursrecht schrijft voor dat elk bestuursorgaan zijn taak zonder vooringenomenheid vervult. Naast de wet zijn er ook andere gemeentelijke procedures en regels van toepassing, namelijk:

• De ‘Gedragscode voor politieke ambtsdragers van de gemeente Winterswijk’ (vastgesteld door de gemeenteraad op 26 januari 2012).
• Het ‘Stappenplan onderzoek en registratie integriteitsschendingen politieke ambtsdragers’ (vastgesteld door de gemeenteraad op 31 oktober 2012).
• Een integriteitstoets voor politieke ambtsdragers (het presidium stemde op 25 juni 2012 in met de introductie hiervan). 

Integriteit van ambtenaren
De Ambtenarenwet verplicht het college ‘een integriteitsbeleid te voeren dat is gericht op het bevorderen van goed ambtelijk handelen, en dat in ieder geval meer dan voldoende aandacht besteedt aan het bevorderen van integriteitsbewustzijn en aan het voorkomen van misbruik van bevoegdheden, belangenverstrengeling en discriminatie’. 

In het personeelshandboek Winterswijk staan de lokale regelingen voor de ambtenaren bij de gemeente Winterswijk, als aanvulling op de cao Gemeenten. Er is een afzonderlijke regeling Integriteit toegevoegd. Onderwerpen hierin zijn onder andere de vernieuwde gedragscode, normen en waarden, geheimhouding en privacy, sociale media, kwetsbare functies en integriteit bij uitdiensttreding. Verder zijn er voor onze medewerkers regels en richtlijnen over onder meer het aannemen van geschenken en gelden, nevenwerkzaamheden, omgang met bedrijfsmiddelen en een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Externe medewerkers (niet-ambtelijk personeel) zijn verplicht onder andere een integriteits- en geheimhoudingsverklaring te ondertekenen (volgens een collegebesluit van 21 april 2015). 
 
De volgende gemeentelijke regelingen zijn ook van kracht: 

• De Regeling vermoeden misstanden. Dit is de klokkenluidersregeling van de gemeente.
• Het Reglement vertrouwenscommissie.
• De Klachtenregeling ongewenst gedrag voor de decentrale overheid. 

Digitale transformatie en dienstverlening
De behoefte aan informatie verandert en de vraag naar digitale dienstverlening naast offline dienstverlening is constant in beweging. De snelheid waarmee technologische, maatschappelijke en wettelijke ontwikkelingen op ons afkomen is daar debet aan. Naast de persoonlijke dienstverlening op het gemeentehuis neemt de rol van informatievoorziening, databeheer en ICT alleen maar toe,  waarbij de website als een digitaal loket fungeert dat de klok rond geopend is. Winterswijk gaat uit van een omnichannel-strategie, inclusief offline dienstverlening voor wie dat nodig heeft of wenselijk vindt.

Landelijke initiatieven Vereniging Nederlandse Gemeenten
Samenwerken, kennis uitwisselen en standaardiseren staan hoog op de Digitale Agenda 2020-2024 van de Vereniging Nederlandse Gemeenten. Gemeente Winterswijk sluit aan bij verschillende initiatieven.
We ontwikkelen en implementeren onze ICT-oplossingen zoveel mogelijk volgens GEMMA, het Gemeentelijke Model Architectuur. Door standaardisatie maken we onze dienstverlening efficiënter (Common Ground, een gezamenlijke informatievoorziening voor het uitwisselen van gegevens). We sluiten aan bij de Gemeenschappelijke Infrastructuur, om een veilige, samenhangende digitale infrastructuur te creëren. 

Digitaal (samen)werken
De medewerkers van de gemeente Winterswijk kunnen altijd en overal werken én samenwerken; zowel fysiek op het gemeentehuis als digitaal. Via  de digitale platforms kan worden samengewerkt en vergaderd op fysiek verschillende locaties, met collega’s en met externe partijen. Om de digitale mogelijkheden optimaal te benutten is training van de digitale vaardigheden van onze medewerkers belangrijk.

Datagedreven werken
De gemeente Winterswijk is de grootste bronhouder en verzamelaar van informatie over en uit de gemeente. Regie op en ontsluiten van deze informatiebron door middel van data gedreven dashboards, is een belangrijke stip op de horizon. Via Datalab Gelderland Oost werken we gezamenlijk aan dataverzameling voor beleidsvraagstukken. In het kader van het masterplan beoordelen we hoe we hieruit meer resultaat kunnen halen voor onze gemeente.

Geo-informatie en het gebruik van 3D-registratie.
Voor de Basisregistratie Grootschalige Topografie starten we in 2023 een volgende fase om tot  de samenhangende objecten registratie (SOR) te komen. De SOR wordt landelijk  ontwikkeld door gelijksoortige objecten uit de BAG, BGT, WOZ en BOR samen te voegen in een registratie. 

Het actualiseren en beheren van de gegevens in de  Basisregistratie Grootschalige Topografie zal op basis van wetgeving uitgevoerd worden om deze basiskaart voor diverse doeleinden te kunnen blijven gebruiken.  De BGT wordt in de Omgevingswet als ondergrond gebruikt voor planologische vraagstukken.

Digitale documentaire informatievoorziening
De Wet Open Overheid is inmiddels ingevoerd. We stellen onze ambitie op het behalen van het basisniveau in 2023. Daarbij heeft stroomlijning en in control komen van het passieve openbaarmakingsproces prioriteit. In 2022 hebben we een zogenaamde nulmeting uitgevoerd. Daarmee is in kaart gebracht waar onze gemeente staat ten aanzien van de ingevoerde wet en ons ambitieniveau. We implementeren de aanbevelingen uit de nulmeting om onze ambitie te bereiken.

Automatisering en de cloud
Hierbij gaat het om het opslaan en opvragen van gegevens, software en bestanden op een andere plek dan op de bedrijfseigen locatie. Hierdoor hebben we minder eigen opslagcapaciteit nodig voor de softwarepakketten en gebruikersdata. Het op- of afschalen van ICT-gebruik wordt hierdoor flexibeler. We betalen voor gebruikersaantallen. Daardoor zijn de kosten transparant en eenvoudig te beheersen. Het technische beheer van de hardware, netwerken en applicaties gebeurt in de cloud, door de leverancier. Onze eigen werkzaamheden verschuiven meer naar leveranciersmanagement en het ondersteunen van de gebruikers. 

Cyberincidenten, ook bij gemeenten, halen de voorpagina’s van de krant. Als het misgaat liggen er persoonsgegevens van kwetsbare burgers en medewerkers op straat. De risico's zijn groot: van ransomware en het uitvallen van dienstverlening tot het verhandelen van persoonsgegevens op het dark web. Dit leidt tot (grote) financiële consequenties voor de gemeente, schade voor burgers en medewerkers en tot een dalend vertrouwen in de overheid. Een goed beveiligd digitaal huis is derhalve belangrijk voor iedereen. In 2022 zijn de belangrijkste risico’s vertaald naar doelstellingen en acties. In 2023 is gestart met de uitwerking van diverse acties, waaronder op het gebied van bewustwording en monitoring. 

Verdere acties voor 2024 zijn:

1. Zo snel mogelijk voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).
2. Bewustwording creëren over de reikwijdte van het informatiebeveiligingsvakgebied bij de organisatie, zodat er rekening wordt gehouden met beveiligingsaspecten in diverse vakgebieden.
3. De verantwoordelijkheden voor informatiebeveiliging en privacy helder beleggen in de organisatie. Medewerkers dienen te beschikken over mandaat (bevoegdheid en aansturing) en moeten voldoende capaciteit (kennis, kunde, tijd en budget) hebben om daar invulling aan te geven. 
4. Bewustzijn op het gebied van informatiebeveiliging is essentieel.
5. Om inbraken te voorkomen, is het belangrijk dat we de systemen continu monitoren en indien nodig aanpassingen doen. Het is niet meer de vraag of we worden gehackt, maar wanneer. Inbraakpogingen op onze systemen zijn vrijwel dagelijks aan de orde. Het is van essentieel belang om dit snel te detecteren en te reageren. Dit vraagt een mentaliteitsverandering: van alleen preventief handelen naar proactief detecteren en blokkeren.

Met een aantal acties is inmiddels een start gemaakt (bewustwording en monitoring). 

De Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) schrijft voor dat we in het kader van risicomanagement aantonen dat wij als procesverantwoordelijke ‘in control’ zijn waar het gaat om de beveiliging van informatiesystemen en processen. Dit doen we onder andere door mee te doen aan de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA).

Risicomanagement vraagt van de gemeente het vermogen om risico’s juist in te schatten, te benoemen en waar nodig aanpassingen te doen in processen en/of systemen en extra maatregelen op gebied van privacy en informatiebeveiliging te nemen. Hiervoor is versterking en continue aandacht nodig.

Komend jaar zal de BIO worden opgefrist en geactualiseerd. Dit houdt voor de gemeente in dat extra maatregelen moeten worden geïmplementeerd. Daarnaast is Europese wetgeving aangenomen; het Network and Information Security Directive (NIS2). Deze wetgeving stelt verregaande eisen aan de beveiliging bij bedrijven en toeleveranciers. Eerst voor de kritieke infrastructuur, daarna voor alle bedrijven en overheden. Lidstaten mogen zelf bepalen hoe en wanneer de maatregelen worden ingevoerd. De NIS2 wordt momenteel naar Nederlandse wetgeving vertaald. De uitwerking op gemeenteniveau is nog niet uitgekristalliseerd. De financiële consequenties van de extra maatregelen die we in Winterswijk willen en moeten treffen, zijn momenteel onbekend en nog niet meegenomen in de begroting.

De gemeente Winterswijk kent veel processen waarbij persoonsgegevens van burgers en medewerkers worden verwerkt. In 2018 werd de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG) geïntroduceerd waarin bepaald wordt hoe we met persoonsgegevens om moeten gaan. In de jaren na de invoering van de AVG is een stevig fundament gelegd. In 2024 zal het beleid verder worden ontwikkeld en waar nodig geactualiseerd naar aanleiding van de wijzigingen in de organisatiestructuur van de gemeente Winterswijk. Hierbij zal het in kaart brengen van processen met een hoog privacy risico, het uitvoeren van de bijbehorende DPIA’s, en het actualiseren van het verwerkingenregister prioriteit hebben. 

Daarnaast blijft bewustwording een belangrijk aandachtspunt. Door bewustzijn te creëren kunnen medewerkers zelf afwegingen maken en beslissingen nemen op het gebied van privacy. De organisatie wordt ondersteund door een Privacy Officer en door een interne toezichthouder, de Functionaris Gegevensbescherming (FG). Zij ondersteunen de teams bij het implementeren van nieuwe processen waarbij een DPIA (een risico beoordeling) vereist is, of bij complexe privacy vraagstukken. Om dit te waarborgen dient het privacy team echter tijdig betrokken te worden bij nieuwe ontwikkelingen. 

Door middel van regionale inkoopsamenwerking is het huidige gemeentelijk inkoopbeleid opgesteld in samenwerking met zeven andere Achterhoekse gemeenten, met ruimte voor Winterswijkse accenten. Het beleid wordt in 2023 herijkt en wordt in 2024 geimplementeerd.

In 2024 staan verschillende (Europese) aanbestedingen gepland, waaronder inhuur en  de brandverzekering.  De acht Achterhoekse gemeenten zullen zoveel mogelijk samenwerken op het gebied van inkoop. Dit betekent niet alleen gezamenlijke aanbestedingsprocedures, maar ook meer afstemming van gemeentelijk beleid van diverse artikelgroepen. Het theoretisch model van het artikelgroep-management is hierbij nog steeds het uitgangspunt.

In het kader van de besparingstaakstelling op de organisatie zal de gemeente in haar Masterplan strategische inkoop inzetten om de organisatie te ondersteunen bij het beheersen van inkoopkosten waar mogelijk.

Het onderhoud van gemeentelijk vastgoed vindt plaats op basis van actuele meerjaren onderhoudsplanningen (MJOP)  In onze plannen leggen we de nadruk op het verduurzamen en vergroenen van het gemeentelijk vastgoed.

Overheadkosten, zoals bedoeld in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV), zijn alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Onder het primaire proces verstaan we de kerntaken van de gemeente. Dit zijn de producten en diensten waar we de inwoner mee helpen. Alle kosten die we maken bij de sturing en ondersteuning hiervan zijn dus overheadkosten.
We rekenen de overhead toe aan grondexploitaties, investeringen en andere (subsidie)projecten. In de praktijk doen we dit door in het taakveld overhead (onderdeel van beleidsveld 4.1) onder de lasten een negatief bedrag op te nemen en dit bedrag in het betreffende taakveld (beleidsveld) weer als last te verantwoorden. Hierdoor voorkomen we dat dit soort kosten als het ware dubbel in de begroting worden gepresenteerd.

Jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume
Het besluit begroting en verantwoording schrijft voor dat er afzonderlijk aandacht wordt besteed aan de ‘jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume’. 

Onder arbeidsrechtelijke verplichtingen worden verstaan de aanspraken op toekomstige uitkeringen door huidig dan wel voormalig personeel. Het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) schrijft voor dat jaarlijkse arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume via de exploitatie moeten lopen. Als de verplichtingen niet van een vergelijkbaar volume zijn, dan moet hiervoor een voorziening worden getroffen. In onze begroting voldoen we aan dit voorschrift. De lasten van de vastgestelde formatie zijn structureel opgenomen in de meerjarenbegroting. Voor verplichtingen van niet vergelijkbaar volume hebben we de volgende voorzieningen getroffen (zie ook bijlage 2):
•    Voorziening uitvoering wet APPA
•    Voorziening voormalig personeel